Konfrans necə təşkil olunur (şəkillərlə)

Mündəricat:

Konfrans necə təşkil olunur (şəkillərlə)
Konfrans necə təşkil olunur (şəkillərlə)

Video: Konfrans necə təşkil olunur (şəkillərlə)

Video: Konfrans necə təşkil olunur (şəkillərlə)
Video: Yeni başlayan bizneslərin mütləq bilməlidi olduğu nüans || Biznes Proses - Biznesin Anatomiyası 2024, Mart
Anonim

Konfrans, ümumi maraqları olan insanların bir araya gəlməsi və öz sahəsindəki ən qabaqcıl fikirləri mübadiləsi üçün əla bir yoldur. Konfranslar akademiyada, bir çox sənaye sahələrində, çox səviyyəli marketinq qruplarında və dini qruplarda müntəzəm olaraq baş verir. Bölgənizdə bir konfrans təşkil etmək qərarına gəlmiş olsanız, yaxşı planlaşdırılmış bir konfransın bir mil uzunluğunda bir iş siyahısı olduğunu başa düşməyə başlaya bilərsiniz. Düşünmək və planlaşdırmaq üçün konfrans yeri, iştirakçı siyahısı, materiallar, texnologiya və hətta içkilər var. Plan qurmağa başladığınız üçün peşman olmağa başlayırsınızsa, yavaşlayın, nəfəs alın və konfrans təşkil etmək bacarıqlarınızın olduğunu bilin. Uğurlu konfrans planlaşdırmağın açarı, hər bir işi bir -bir atmaq və etdiklərinizin və bundan sonra etməli olduğunuz işlərin ətraflı siyahısını tutmaqdır.

Addımlar

4 -dən 1 -ci hissə: Konfransın Planlaşdırılması: Erkən Mərhələlər

A+ Layihəsi Edin Adım 3
A+ Layihəsi Edin Adım 3

Addım 1. Erkən başlayın

Konfransın çox sayda iştirakçısı olacağı və ya əhatə dairəsi böyük olsa belə, konfransı planlaşdırmanın ilkin mərhələlərinə ən azı səkkiz ay əvvəl başlamalısınız.

  • Unutmayın ki, bir çox məkan və iaşə xidməti aylar əvvəlcədən rezerve edilməlidir və bir çox iştirakçı səfərə çıxmalı və hazır olmaq üçün cədvəl tənzimləmələri etməlidir.
  • Bundan əlavə, sponsorlara ehtiyacınız ola bilər və böyük şirkətlər illik büdcələrini aylar əvvəl hazırlayırlar, buna görə hər hansı bir maliyyə və ya maliyyə yardımı əvvəlcədən onlarla müzakirə olunmalıdır.
Yerli Seçkilərdə 5 -ci mərhələni qazanın
Yerli Seçkilərdə 5 -ci mərhələni qazanın

Addım 2. Bir komitə yaradın

Bir konfrans komitəsi konfrans üçün bütün qərarları qəbul edir və birdən çox şəxsin olması, vacib məsələlərdə qərar qəbul etmək üçün kifayət qədər perspektivə sahib olmağınızı və detalları əslində çıxarmaq üçün kifayət qədər adamınızın olmasını təmin edir.

  • Bütün əsas qərarları verən və hər şeyi bir yerə toplamaq üçün ən çox vaxt verən bir konfrans koordinatoruna ehtiyacınız olacaq. Kifayət qədər böyük bir büdcəniz varsa, bir hadisə planlayıcısı da işə götürə və özünüzü baş ağrısından qoruya bilərsiniz.
  • Bu konfrans əvvəllər keçirilmiş bir konfransın təkrarıdırsa, əvvəlki ilin koordinatorunu komitəyə götürməyə çalışın. İştirak edə bilmirsə, planlaşdırmanı asanlaşdırmaq üçün ən azından əvvəlki ildən hər hansı bir material istəyin.
Xaricdə Təhsil Adım 7
Xaricdə Təhsil Adım 7

Addım 3. Məqsədlərinizi və gündəminizi yazın

Bu konfransda nəyə nail olacağınızı dəqiq bir şəkildə təyin etməlisiniz, çünki bu qərarlarınızın qalan hissəsini formalaşdıracaq. Başqa bir konfrans təşkil etməzdən əvvəl nəyi çatdırmaq istədiyinizi və kimə bilmək, irəliləmək stressini azaldır.

Heç bir konfrans planlaşdırmadınızsa, ilk dəfə cəhd edərkən kiçik və nisbətən sadə bir plana sadiq qalmaq müdrikdir. Praktik olaraq, bu, ən çoxu 250 ilə 300 nəfərdən çox olmayan bir və ya iki günlük bir konfrans deməkdir

Depozitdə ifadə verin Adım 3
Depozitdə ifadə verin Adım 3

Addım 4. Şəhəri və tarixləri seçin

Daha çox planlaşdırmadan konkret tarix və yeri seçə bilməsəniz də, nə qədər vaxt planlaşdırmalı olduğunuz barədə yaxşı fikir sahibi olmağınız vacibdir.

  • Şəxsi vəziyyətinizə görə seçdiyiniz tarixdə çoxlu məhdudiyyətlər var, amma ümumiyyətlə konfranslar ilin müəyyən vaxtlarında və həftənin müəyyən günlərində keçirilir. Məsələn, Avropada konfranslar ümumiyyətlə mart -iyun ayları arasında və ya sentyabr -noyabr ayları arasında keçirilir; başqa vaxt və insanların görünmə ehtimalı azdır. Eyni şəkildə, konfranslar cümə axşamından cümə gününə və ya bazar ertəsindən çərşənbə axşamına qədər aparılır. Ay və günləri seçməzdən əvvəl bölgənizdəki sənaye normalarının nə olduğunu öyrənin.
  • Konfransın müddəti nə qədər insanın iştirak edəcəyini və bir konfransda nələr edilməli olduğuna bağlıdır. 250-300 nəfərlik bir konfrans üçün təxminən iki tam gün planlaşdırın.
  • Ümumiyyətlə, yalnız öz şəhərinizdə bir konfrans təşkil etməyə çalışmalısınız və şəhərin yaxınlıqdakı hava limanına, otellərə və məqbul məkan seçiminə çıxışı olmalıdır. Şəhərin insanların hər hansı bir şəkildə ziyarət etmək istədikləri böyük bir metropoliten bölgəsi olsaydı, ən yaxşısı da budur; bir konferansa qatılmaqla bağlı çitdə olan insanlar, bir turizm yerində olsalar daha çox gedərlər.
Evdə uşaq baxçasına başlayın 5 -ci addım
Evdə uşaq baxçasına başlayın 5 -ci addım

Addım 5. Konfransa ad verin

Bu, ictimailəşdirməyə başladığınız zaman kömək edəcək, həm də planlaşdırmağa kömək edəcək, çünki materiallarınızı ardıcıl saxlaya və konfrans üçün sosial media varlığı qurmağa başlaya bilərsiniz.

Konfransın məqsədinə və/və ya auditoriyasına işarə edən bir ad seçin. Fikirlər əldə etmək üçün oxşar konfransların adlarını axtarın, ancaq özünüzün orijinal olduğuna və başqa bir hadisəyə bənzəmədiyinə əmin olun, xüsusən də nişinizlə əlaqəli

4 -cü hissənin 2 -si: Konfransın təşkili

Topdan Alın Adım 2
Topdan Alın Adım 2

Addım 1. Büdcənizi inkişaf etdirin

Ümumilikdə nə qədər pul xərcləməli olduğunuzu bilmədən başqa bir şey edə biləcəyiniz bir yol yoxdur və sonra bunu konfrans yeri, materiallar və natiqlərin ödənişləri kimi ayırmalara ayırın. Büdcənizə sadiq qalın və məsuliyyətləri həvalə edirsinizsə, köməkçilərinizin də pul limitlərinə riayət etdiyinə əmin olun.

Büdcəniz, tədbirinizə sponsor cəlb etmək istəməyinizdən asılı ola bilər. Sponsorlar konfransı dəstəkləmək üçün bir haqq ödəyirlər, həm də konfransın öz məzmununda söz sahibi olurlar, adətən öz spikerləri ilə təqdimatlar və ya panellər yerləşdirmək və loqotipləri ilə konfrans materiallarını markalaşdırmaq. Müsbət tərəfi, bir sponsor sizə əvvəlcədən ödəyir, bu da planladığınız müddətdə işləmək üçün sizə daha çox pul verir. Sponsorlar mövzunuzdan asılı olaraq yerli sənaye liderləri və ya xeyriyyəçilər ola bilər

Yaxşı Kredit Yaradın Adım 11
Yaxşı Kredit Yaradın Adım 11

Addım 2. Bilet qiymətini və satış üsulunu təyin edin

Bəzi konfranslar iştirakçılar üçün pulsuzdur, digərləri isə həddindən artıq pul ödəyir. Bilet qiymətini təyin edərkən və bilet satışına necə başlayacağınızı müəyyən edərkən bir neçə amili nəzərə almaq lazımdır:

  • Konfrans planlaşdırma ilə əlaqədar ödənişlər nələrdir? Kiçik və ya heç bir ödəniş etməyən kiçik, yerli bir konfrans olsa, insanlardan iştirak üçün pul almamağın mənası ola bilər. Başqa bir seçim, qonaqların pulsuz iştirak etməsinə icazə vermək, digərləri konfrans xərclərini ödəmək üçün kiçik bir ödəniş ödəməkdir.
  • Çox günlük konfranslar və ya yemək verənlər, adətən ABŞ-da 30 dollardan bir neçə yüzə qədər dəyişə biləcək qeydiyyat haqqı alırlar.
  • Bir çox konfrans, karyerasının müxtəlif mərhələlərində olan insanlar üçün sürüşmə haqqı şkalasından istifadə edir. Məsələn, akademik konfranslar ümumiyyətlə tələbələr üçün fakültə ilə müqayisədə daha aşağı, həm də sponsor birliyin üzvləri üçün geniş ictimaiyyətə nisbətən daha az ödəniş alır.
Ticarət Daşınmaz Əmlak İnkişaf etdirin 4
Ticarət Daşınmaz Əmlak İnkişaf etdirin 4

Addım 3. Konfrans yerinizi seçin

Yerləri kəşf edərkən, iştirakçıların sayını, yerin rahatlığını, dayanacağını və ictimai nəqliyyata, hava limanlarına və otellərə yaxınlığını unutmayın. Konfransı keçirmək üçün bir yer tapmaqda məqsədiniz iştirakçıların iştirakını mümkün qədər asanlaşdırmalıdır.

Şəhərinizin bir konqres mərkəzinin və ya konqres otaqları olan bir otelin olub olmadığını yoxlayın. Kiçik konfranslar üçün tez -tez yerli kilsə və ya icma mərkəzi icarəyə götürə bilərsiniz

Bir fayda konsert seriyası yaradın Adım 9
Bir fayda konsert seriyası yaradın Adım 9

Addım 4. Məkan işçilərindən kömək alın

Konfrans keçirmək üçün tanınan bir yer seçmisinizsə, bu əvəzolunmaz mənbəyə daxil olun. İşçilərin hər gün etdikləri budur və hər hansı bir suala və ya narahatlığa cavab verməli və lazım olduqda məsləhət verə bilməlidir.

Bəzi yerlərdə hətta konfransınızın qalan detallarının çoxunu idarə edə biləcək işçilər üçün bir hadisə planlayıcısı var. Planlaşdırıcı bir ödəniş tələb etsə belə, bunun bir neçə həftə ərzində tam zamanlı işinizə çevrilməsinin qarşısını almağa dəyər ola bilər

Münasibətdə məyusluqla mübarizə aparın 1
Münasibətdə məyusluqla mübarizə aparın 1

Addım 5. Bir menyudan qərar verin

Bir konfrans təşkil edərkən, iştirakçıların yaxşı bir yemək yemədən bütün gün oturmaq istəməyəcəklərini və bir çoxlarının bölgədə nə olduğunu bilməyəcəklərini xatırlamalısınız. Səhər yeməyi, nahar və qəlyanaltılar gətirmək üçün bir iaşə xidməti işə götürüb -götürməyəcəyinizi və ya seçdiyiniz konfrans məkanının qida xidməti göstərəcəyini düşünün.

Unutmayın ki, bir çox insanın pəhriz məhdudiyyətləri, alerjisi və yemək seçimini çətinləşdirə biləcək üstünlükləri var. Təcrübəli bir iaşəçi seçsəniz, vegetarian, qozsuz, qlütensiz, kosher və ya digər yemək seçimləri üçün seçimlər yarada bilərlər

Yerli Seçkilərdə 4 -cü mərhələdə qalib gəlin
Yerli Seçkilərdə 4 -cü mərhələdə qalib gəlin

Addım 6. Gəzintidə israr edin

Konfrans təşkil etməyinizin böyük bir hissəsini keçdikdən sonra, konfransın başlayacağı vaxt qalan iştirakçılarla birlikdə gəzməklə heç bir şeyi şansa buraxmayın.

Konfrans yerinə gedin və hər şeyin yerində olduğuna əmin olmaq və son dəqiqənin detallarına diqqət yetirmək üçün bir gün əvvəl işçilərlə görüşün

4 -dən 3 -cü hissə: Konfransın məzmununu planlaşdırmaq

Bir Qida Bankına Başlayın Adım 8
Bir Qida Bankına Başlayın Adım 8

Addım 1. Cədvəli planlaşdırın

Artıq konfransın adını bilirsiniz və mövzular haqqında ümumi təsəvvürünüz var. Ancaq indi bunun necə olacağına qərar verməlisiniz. Konfranslar bir çox növdə olur və fərqli sənaye sahələri fərqli yanaşmalar qəbul edir. Necə davam edəcəyinizə əmin deyilsinizsə, ümumi bir konfrans formatı ilə getməyi düşünün:

  • Açar söz və ya açılış ünvanı ilə başlayın. Bu ümumiyyətlə sənayedə və ya sahədə böyük bir adla verilən bir çıxış və ya təqdimatdır-kimin gələcəyinə inandıra biləcəyiniz ən tanınmış natiqdir. Açar söz axşam saatlarında, sonra axşam yeməyi ilə bitə bilər və ya ilk növbədə konfransın ilk günü səhər baş tuta bilər.
  • Konfransın qalan günü və ya günləri daha qısa sessiyalara bölünməlidir. Sessiyaların həqiqi məzmunu adətən kimlərin iştirak etməyi planlaşdırdığı ilə müəyyən edilir (iştirakçılar təkliflərini təqdim edəcək), ancaq seminarlara, film nümayişlərinə və ya daxil etmək istədiyinizi bildiyiniz digər formatlara da plan hazırlaya bilərsiniz. Neçə nəfərin iştirak etdiyindən asılı olaraq, bir anda bir dəfə ("plenar" adlanır) və ya eyni anda bir neçə seans keçirə bilərsiniz ("qruplar qrupları" adlanır), beləliklə iştirakçıların nəyə qatılacağını seçmək imkanı var.
  • Konfransı yüksək səviyyədə, motivasiya verən natiq və ya tamaşaçılara meydan oxuyaraq bitirin.
Xaricdə Təhsil Adım 3
Xaricdə Təhsil Adım 3

Addım 2. Hansı növ sessiyaların olacağına qərar verin

Bunlar sənaye standartlarından asılı olaraq dəyişə bilər, ancaq mühazirələr, davam edən işlər, seminarlar, siyasət yeniləmələri və ya sahə ünvanları, interaktiv sessiyalar və ya açıq mərtəbəli afişa təqdimatlarını nəzərdən keçirə bilərsiniz.

  • Gözlədiyiniz sessiyaların növü konfransın necə yayımlanacağınıza təsir edəcək, buna görə hədəf auditoriyanız üçün hansı məzmunun ən mənalı olacağına erkən qərar verin.
  • Təqdimatların sayına və məzmununa görə seanslar hər biri 45 dəqiqədən üç saata qədər ola bilər.
Ən Yaxşı Aktyorluq Məktəbini Tapın 5
Ən Yaxşı Aktyorluq Məktəbini Tapın 5

Addım 3. Hər hansı digər fəaliyyətə ehtiyacınız varsa planlayın

Uğurlu bir hadisə üçün digər vacib hadisələri konfrans cədvəlinizə necə uyğunlaşdıracağınızı anlamaq çox vacibdir.

  • İşgüzar görüşlər və ya mükafatlar kimi təşkilati işlərə vaxt ayıra bilərsiniz.
  • Yeməkli yeməklər əlavə edə və ya iştirakçılardan qəhvəyi çanta yeməyi gətirmələrini istəyə bilərsiniz (ümumiyyətlə, iştirak üçün heç bir ödəniş tələb etməsəniz, yalnız son variantı seçin; əks halda, insanlar qeydiyyat haqlarının ən azı bir yeməyi əhatə edəcəyini gözləyərlər). Məkanınız şəhərdədirsə, ara verə və iştirakçıların yaxınlıqdakı müəssisələrdə nahar etməsinə icazə verə bilərsiniz.
  • İştirakçılarınızın yerli gəzintilər, komediya klubunda bir gecə və ya film və ya teatr tamaşası kimi hər hansı bir əyləncə növü istəyəcəyinə qərar verin. Bəzi şəhərlərdə və bəzi sənayelərdə bunlar gözlənilir, digərlərində isə yersiz görünür.

4 -dən 4 -cü hissə: Konfransı tanıtmaq

Məktəbəqədər hazırlığın reklamı 1 -ci addım
Məktəbəqədər hazırlığın reklamı 1 -ci addım

Addım 1. Kimin iştirak edəcəyini müəyyənləşdirin

Akademik, dini və sənaye daxil olmaqla bir çox növ konfrans var və bu növlərin hər biri iştirakçı növlərinə görə fərqlənir. Planlaşdırmağa davam etməzdən əvvəl hədəf aldığınız seqmentə kifayət qədər maraq olduğuna əmin olmalısınız.

Şirkətinizin işçiləri və ya kilsənizin üzvləri kimi yalnız kiçik bir qrupu hədəf alırsınızsa, konfransı ictimailəşdirmək üçün o qədər çox addım atmalısınız. Bülletendə və/və ya inzibati yığıncaqlarda qeyd etməklə yanaşı, bir və ya iki sadə e -poçt konfransın ictimailəşdirilməsi üçün kifayət etməlidir

Kommersiya Daşınmaz Əmlak İnkişaf Edin 3
Kommersiya Daşınmaz Əmlak İnkişaf Edin 3

Addım 2. İştirak etmək üçün sənaye liderlərini tapın

Sənayedəki digər insanları inandırmağa kömək etmək üçün böyük bir başlıq və ya əsas dinamikə ehtiyacınız var.

Sahədəki böyük adların iştirak edəcəyini təsdiqlədikdən sonra bu məlumatı konfrans materiallarınıza daxil edə bilərsiniz, məsələn, iştirakçılara etdiyiniz zənglər

Kommersiya Daşınmaz Əmlak İnkişaf etdirmək 2 -ci addım
Kommersiya Daşınmaz Əmlak İnkişaf etdirmək 2 -ci addım

Addım 3. Konfrans veb saytı yaradın

Bu günlərdə uğurlu bir konfrans üçün rəqəmsal bir varlığa sahib olmaq demək olar ki, məcburidir. Konfransın adını və ya məntiqi bir törəməsini ehtiva edən mövcud bir URL tapın ki, asanlıqla tapılsın. Konfrans haqqında bütün vacib məlumatları veb saytına daxil edin və konfransla əlaqəli bütün çap materiallarında və reklamlarda URL -in siyahısını yazdığınızdan əmin olun.

  • Veb saytında konfransın keçiriləcəyi yerin tarixini, vaxtını, ünvanını və hər hansı görkəmli natiqin adlarını daxil etməyi unutmayın. Nəqliyyat, yerləşmə, görməli yerlər haqqında məlumatları da əlavə edə bilərsiniz və istədiyiniz təqdirdə konfrans cədvəlini əlavə edə bilərsiniz.
  • Qeydiyyatı açmağa hazır olduğunuzda qeydiyyatdan keçmək üçün bir veb saytı da yeniləyə bilərsiniz.
7 -ci addımı bəyəndiyiniz bir qızla əlaqə saxlayın
7 -ci addımı bəyəndiyiniz bir qızla əlaqə saxlayın

Addım 4. Reklam verin

Təqdimatçıların sessiya fikirləri üçün təkliflər verməyə başlaya bilməsi üçün erkən (bir il əvvəldən) başlayın. Konfransınızın ölçüsündən və hədəf auditoriyanızdan asılı olaraq yanaşmanız fərqli olacaq. Hədəf auditoriyanızın üzvlərinin bu sənaye və ya qrup haqqında məlumatlarını haradan əldə etdiyini unutmayın. Bunlara aşağıdakılar daxil ola bilər:

  • Sponsor təşkilatın Facebook səhifəsi və Twitter lenti kimi sosial media
  • Siyahı və e-poçt əlaqə siyahıları
  • Ticarət blogları, jurnallar, bülletenlər və ya jurnallar
  • Müvafiq qruplara, təşkilatlara və ya müəssisələrə göndərilən afişalar, broşürlər və ya digər elanlar
Ödəniş Stendində Çalışın Adım 1
Ödəniş Stendində Çalışın Adım 1

Addım 5. Təkliflər alın

Reklam materiallarınıza, fərdlərin və ya qrupların kağız, panel və ya seminar təklifləri vermələrini xahiş edən "İştirakçılara Zəng" və ya "Təklif Çağırışı" da daxil etməlisiniz.

Sənayenizdən asılı olaraq, təklifin müəyyən bir uzunluğunu istəyə bilərsiniz. Akademiyada, kiçik konfranslar, ümumiyyətlə, bir neçə yüz sözdən ibarət bir özet tələb edir; daha böyük konfranslar bütün əlyazmaları tələb edir

Plank Addım 4
Plank Addım 4

Addım 6. Qeydləri qəbul etməyə başlayın

İştirakçıların konfransdan əvvəl, hətta aylar əvvəl qeydiyyatdan keçmələri üçün sizə neçə nəfərin gələcəyi barədə bir fikir vermək yaxşı bir fikirdir.

  • Konfrans veb saytına bağlı bir qeydiyyat veb saytı qurun. Öz xidmətlərinizi yaratmaq üçün texniki bacarıqlarınız yoxdursa, mövcud xidmətlərdən istifadə edərək bunu etmək üçün bir neçə yol var. Məsələn, hadisələr üçün onlayn qeydlərə ev sahibliyi edən, onları tərtib edən və istifadəçi dostu bir şəkildə sizə göndərən RegOnline şirkətinin xidmətlərindən istifadə etmək üçün ödəniş edə bilərsiniz.
  • Kredit kartı ilə ödəmə üsulunuz varsa, iştirakçıların qeydlərində zəng etmələrinə və ya faks göndərməsinə də icazə verə bilərsiniz.
  • Bir onlayn və ya telefon metodu etmək istəmirsinizsə, bir qeydiyyat formu yaradın və PDF olaraq veb saytınıza yükləyin, sonra iştirakçılardan çap etdirib doldurun və bir çeklə birlikdə iş ünvanınıza göndərin.
  • Erkən qeydiyyatı təşviq etmək üçün bir ay və ya daha çox əvvəlcədən qeydiyyatdan keçənlər üçün güzəştli bir nisbət, konfransdan bir ay əvvəl qeydiyyatdan keçməyi gözləmək üçün bir qədər yüksək ödəniş və qapıdakı qeydlər üçün bir qədər yüksək ödəniş təklif edin.

Video - Bu xidmətdən istifadə edərək bəzi məlumatlar YouTube ilə paylaşıla bilər

İpuçları

  • Podium, televizor, böyük ekranlar və ya kompüterlər kimi təqdimatları üçün əlavə avadanlıqlara ehtiyac olub -olmayacaqlarını əvvəlcədən dinləyicilərdən soruşun.
  • Menyu hazırlayarkən konfrans iştirakçılarınızdan hər hansı birinin xüsusi pəhriz tələblərinin olub olmadığını öyrənin.
  • Otağı qurarkən konfransın məqsədini düşünün və ya qeydlər aparmaq üçün auditoriya tipli oturacaqlar və ya masalar olan oturacaqlar verin.
  • Məkanların qiymətlərini müqayisə edərkən qida, su, içkilər və s. Qiymətləri də soruşun. Bunlar çox bahalı ola bilər.

Tövsiyə: